فرآیند ترخیص کالا، یک فرآیند گام به گام و نظام‌مند است که در صورت طی شدن صحیح، منجر به خروج قانونی کالا از گمرک می‌شود. هرچند ممکن است جزئیات اجرایی در گمرک‌های مختلف اندکی متفاوت باشد، اما چارچوب اصلی مراحل به شرح زیر است:

۱. اظهار کالا (Declaration)

این اولین و حیاتی‌ترین مرحله است که در آن صاحب کالا یا نماینده قانونی وی (کارگزار گمرکی) اطلاعات مربوط به کالا را به صورت رسمی به گمرک اعلام می‌دارد.

• نحوه اظهار: در حال حاضر، اظهار کالا عمدتاً به صورت الکترونیکی و از طریق سامانه‌های گمرکی انجام می‌شود.

  • سامانه EPL (Enterprise Resource Planning): سامانه قدیمی‌تر اظهار است که همچنان برای برخی رویه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

  • پنجره واحد تجارت الکترونیک (Virtual Trading Desk – VTD): سامانه مدرن و یکپارچه گمرکی که هدف آن تجمیع تمامی مراحل و مجوزهای مورد نیاز در یک پلتفرم واحد است. تمام اظهارنامه‌ها باید از طریق این سامانه ثبت شوند.

• اطلاعات مورد نیاز در اظهارنامه:

  • اطلاعات فرستنده و گیرنده: نام، آدرس، کد اقتصادی، شماره ثبت شرکت.

  • نوع کالا: تشریح دقیق کالا.

  • ارزش کالا: شامل قیمت خرید، هزینه‌های حمل، بیمه و سایر هزینه‌های مرتبط تا گمرک مقصد (ارزش CIF).

  • وزن و ابعاد کالا: وزن ناخالص و خالص، تعداد بسته‌ها.

  • کد تعرفه گمرکی (HS Code): این کد، یک کد هشت رقمی بین‌المللی است که هر نوع کالایی را به صورت منحصر به فرد شناسایی می‌کند. تعیین دقیق HS Code از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است، زیرا مبنای محاسبه حقوق گمرکی، عوارض، و تعیین الزامات قانونی (مانند نیاز به مجوز) است.

  • کشور سازنده و مبدأ کالا.

  • قلم اطلاعاتی دیگر: بسته به نوع کالا و رویه گمرکی.

۲. بررسی مدارک و مستندات (Documentation Review)

پس از ثبت اظهارنامه، گمرک مدارک پشتیبان را جهت تأیید اطلاعات اظهار شده، بررسی می‌کند. صحت و کامل بودن این مدارک، نقش اساسی در پیشبرد سریع فرآیند ترخیص دارد. مدارک اصلی معمولاً شامل موارد زیر است:

• فاکتور خرید (Commercial Invoice): سندی که توسط فروشنده صادر شده و شامل جزئیات کالا، قیمت، مقدار، شرایط پرداخت و طرفین معامله است.

• بارنامه (Bill of Lading – B/L برای حمل دریایی): سندی که توسط شرکت حمل‌کننده صادر شده و گواهی دریافت کالا، شرایط حمل و قبض انبار است. برای حمل هوایی، این سند Air Waybill – AWB نامیده می‌شود.

• لیست عدل‌بندی (Packing List): سندی که جزئیات بسته‌بندی هر کالا (تعداد، وزن، ابعاد، نوع بسته‌بندی) را مشخص می‌کند. این سند به گمرک در تطابق محتویات با فاکتور و بارنامه کمک می‌کند.

• گواهی مبدأ (Certificate of Origin – C/O): سندی که توسط مراجع ذی‌صلاح در کشور مبدأ صادر شده و اصالت کشور سازنده کالا را تأیید می‌کند. این سند برای اعمال تعرفه‌های ترجیحی یا ممنوعیت‌های احتمالی بر اساس مبدأ، حیاتی است.

• مجوزهای ورود (Permits/Licenses): بسته به نوع کالا، ممکن است نیاز به اخذ مجوزهای خاص از سازمان‌های دولتی مربوطه باشد، مانند:

  • مجوز استاندارد: برای کالاهایی که مشمول استانداردهای اجباری هستند.

  • مجوز بهداشت: برای مواد غذایی، دارویی، آرایشی و بهداشتی.

  • مجوز دامپزشکی: برای مواد خام دامی، فرآورده‌های دامی و دام زنده.

  • مجوز قرنطینه نباتی: برای محصولات کشاورزی و گیاهی.

  • مجوز سازمان انرژی اتمی: برای مواد رادیواکتیو.

  • مجوز وزارت دفاع/صنایع: برای اقلام دو منظوره یا حساس.

  • مجوز گمرک: برای کالاهای خاص مانند ارز، عتیقه، اسلحه.

• اسناد حمل و نقل دیگر: مانند صورتحساب حمل (Freight Invoice)، بیمه‌نامه (Insurance Policy) در صورتی که در فاکتور جداگانه قید شده باشد.

• اسناد مربوط به معافیت‌ها یا تخفیفات: در صورت ادعای معافیت گمرکی یا استفاده از توافق‌نامه‌های تجاری.

۳. ارزیابی و بازرسی فیزیکی کالا (Assessment and Physical Inspection)

پس از بررسی اولیه مدارک، گمرک اقدام به ارزیابی کالا می‌کند. این مرحله می‌تواند شامل دو بخش باشد:

• ارزیابی الکترونیکی/اسنادی: در این مرحله، کارشناس گمرک با استفاده از اطلاعات اظهارنامه و تطبیق آن با تعرفه گمرکی و تعرفه‌های وارداتی، ارزش گمرکی و حقوق و عوارض قابل پرداخت را برآورد می‌کند.

• بازرسی فیزیکی (Physical Inspection): در برخی موارد، گمرک ممکن است دستور بازرسی فیزیکی کالا را صادر کند. این امر معمولاً در شرایط زیر صورت می‌گیرد:

  • عدم تطابق اسناد با اظهارنامه.

  • مشکوک بودن ارزش کالا (Under-invoicing).

  • عدم وضوح در ماهیت یا مشخصات کالا.

  • قانون‌مندی یا ماهیت کالا (ممنوعیت یا محدودیت).

  • برخی رویه‌های خاص صادراتی یا وارداتی.

  • نمونه‌گیری برای آزمایشگاه (در صورت نیاز به تأیید استاندارد، بهداشت و…): کارشناسان گمرک در حضور نماینده صاحب کالا، کالا را بازرسی و با اسناد تطبیق می‌دهند. در صورت لزوم، نمونه‌برداری انجام شده و جهت آزمایش به آزمایشگاه‌های معتبر (دولتی یا خصوصی مورد تأیید گمرک) ارسال می‌شود.

۴. تعیین هزینه‌ها و محاسبه حقوق و عوارض گمرکی (Duty and Tax Calculation)

بر اساس ارزش کالا (که توسط گمرک تأیید شده است)، کد تعرفه گمرکی (HS Code) و قوانین و مقررات جاری، حقوق ورودی و عوارض گمرکی محاسبه می‌شود.

• مبنای محاسبه: مبنای اصلی محاسبه، ارزش CIF (Cost, Insurance, Freight) است که شامل هزینه کالا، هزینه بیمه و هزینه حمل تا اولین بندر یا نقطه ورود به کشور است.

  • حقوق ورودی هزینه‌ای است که هنگام واردات کالا دریافت می‌شود و از دو بخش تشکیل شده است: حقوق گمرکی که معمولاً ۴ درصد ارزش کالا بوده و در برخی موارد کاهش یافته یا معاف می‌شود، و سود بازرگانی که بر اساس نوع کالا متغیر بوده و می‌تواند از صفر تا بیش از ۱۵۰ درصد ارزش کالا باشد. نرخ نهایی حقوق ورودی با جمع این دو مقدار به دست می‌آید.

• مالیات بر ارزش افزوده (VAT): این مالیات بر ارزش افزوده شده کالا در مراحل مختلف تولید و توزیع، در گمرک نیز اعمال می‌شود. نرخ آن در حال حاضر 10% است و بر مجموع ارزش گمرکی (CIF) و حقوق ورودی محاسبه می‌شود: ( VAT = (Value_{CIF} + Duty) \times 10% )

• سایر عوارض: ممکن است عوارض دیگری نیز بر اساس نوع کالا یا مقررات خاص، اعمال شوند، مانند:

  • عوارض شهرداری: برای برخی کالاها.

  • عوارض هلال احمر.

  • عوارض گمرکی خاص (مانند عوارض گمرکی صادراتی).

  • هزینه‌های استاندارد، بهداشت، قرنطینه (در صورت وجود).

۵. پرداخت هزینه‌ها (Payment)

پس از مشخص شدن مبلغ نهایی حقوق و عوارض، صاحب کالا مکلف به پرداخت آن‌ها به گمرک است.

• روش پرداخت: پرداخت‌ها به صورت الکترونیکی و از طریق درگاه‌های بانکی متصل به سامانه‌های گمرکی انجام می‌شود.

• رسید پرداخت: پس از پرداخت موفق، رسید پرداخت صادر و در سامانه گمرکی ثبت می‌گردد.

• هزینه‌های انبارداری و دموراژ: در صورتی که کالا بیش از حد مجاز در گمرک یا انبارهای مربوطه نگهداری شود، هزینه‌های انبارداری و دموراژ (هزینه انتظار کانتینر در بندر) نیز به هزینه‌های کلی اضافه خواهد شد.

۶. صدور پروانه ترخیص (Release Order Issuance)

پس از تکمیل موفقیت‌آمیز تمامی مراحل فوق، شامل تأیید مدارک، پرداخت حقوق و عوارض، و در صورت لزوم، تأیید بازرسی و آزمایشگاه، گمرک اقدام به صدور پروانه گمرکی (یا پروانه ترخیص) می‌کند.

• ماهیت پروانه ترخیص: این سند، اجازه رسمی گمرک برای خروج کالا از اماکن گمرکی و ورود آن به چرخه تجاری کشور (یا خروج نهایی آن) است.

• ثبت در سیستم: پروانه ترخیص در سیستم گمرکی ثبت شده و امکان خروج فیزیکی کالا از گمرک فراهم می‌گردد.

• خروج کالا: با ارائه پروانه ترخیص و صورت‌حساب انبار (در صورت لزوم)، کالا از گمرک یا انبار گمرکی تحویل گرفته می‌شود.